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报账指南1-原始凭证

2015-04-28 / 总浏览数:7958

 

  报账凭证指报账人在报账之前需收集或填写的能够说明经济活动过程的各类纸质单据。一般由发票、劳务费领取表、验收单、附件说明材料、审批表、合同或协议、支付凭证和单据封面等构成。

一、发票

1、发票内容应填写齐全,并加盖出票单位财务专用章或发票专用章。基本内容应包括:① 付款单位名称;②日期;③金额(大小写应一致);④经济业务内容,属于购买实物的,要载明品名、数量、单价和金额等信息。

2、以下几类票据,财务部门拒绝受理:

1)假发票,即在发票取得地税务部门网站查询不到、或与税务部门记录内容不一致的发票;

2)套用其他单位或单位以个人名义开具的发票;

3)内容填写不齐全的发票;

4)涂改、挖补且未按规定更正的发票;

5)行业类型与发生的经济业务内容不符的发票(如服务业发票,内容开具办公用品等);

6)支付违约金、滞纳金、罚款的票据;

7)内容由不同人员填写的票据;

8)没有载明时间、始发地点、到达地点、出票单位印章的交通票据;

9)其他特殊票据。如:洗浴中心、娱乐场所、礼品礼金等票据。

3、个人在税务部门开具的发票,按以下办法执行:

1)个人代开发票可以报销的内容:向个人购买实验用动植物、劳务、制作、维修、租车等服务类项目; 

2)制作、维修、租车等服务类项目,还需提供个体工商户营业执照复印件,超过1000元(含1000元)以上的使用公务卡或转账支付;

3)个人代开发票不能报销的内容:测试费、商品类、打印、办公用品等。

4、原始发票遗失,须向出票单位取得存根联或记账联复印件,加盖出票单位财务专用章或发票专用章,并附书面说明,由所在单位财务负责人和财务部门负责人签字后报销。

5、发票报销期限:不得超过2个会计年度,如:2015年只能报销20142015两年度票据;科研项目经费只报销立项时间以后的票据。国家基金项目按照项目具体要求的期限报销。

二、劳务费领取表、验收单、附件说明材料、审批表和合同或协议等。

三、支付凭证

1、公务卡刷卡(包括网银支付)后报销,须附刷卡小票或提供刷卡信息(包括卡号、刷卡单位、金额及刷卡时间)。

2、需要通过网银、国库或支票支付的业务,须书面提供收款方单位名称、开户银行名称和银行账号等信息(开户银行名称须注明省、市具体支行或分理处名称)。

四、票据粘贴与单据封面

1、用空白纸张作为底单,底单大小应与单据封面一致;将不同经济业务内容、不同大小的票据分类整理,粘贴在不同的底单上;粘贴后票据不得超出底单的范围,一张底单不够可粘贴多张。

与底单尺寸相近的票据靠底单左上角重叠粘贴;尺寸大于底单的票据或其他附件,超出部分按底单大小平整折叠。

尺寸稍小的单据(如火车票、汽车票、定额出租车票、定额发票等)从底单的右下角开始依次向左粘贴,贴满一排后(一般一排贴10张左右),再从右上角开始依次向左粘贴,共贴两排(呈鱼鳞状);机打出租车票等长条形票据贴三排。如果票据较少,应将票据均匀铺满底单。

财务票据需要装订成册,归档保存,票据要求粘贴整齐、薄厚均匀,不鼓包、不塌陷。如果报销票据的分类、粘贴和填写不符合要求,应在财务人员的指导下,重新整理。

2、不同经济业务内容(如交通费、招待费、劳务费、购买办公用品等)的票据应分别粘贴单据封面,分门别类报账。

3、借款时填写借款单,出差报销时填写差旅费报销单,其他情况下使用单据封面,购买实物时填写验收单,以上四类单据从财务处领取需要实验室与设备管理处验收的采购业务,验收单据由该部门出具。

4、单据封面和借款单上填写的经办人、借款人必须是学校在职职工。

5、各类单据手工填写的部分,不得使用圆珠笔或铅笔填写,要求字迹清楚规范,易于辨认,不得涂改。

6、部分票据粘贴和单据填写示例见本网站图片。