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报销指南——财务报销审核要点

2017-11-03 / 总浏览数:3800

财务报销实行“一事一报”原则:即一项业务(如会议、培训、差旅、公务接待、邀请专家做报告等)所涉及的各类开支须一次性报销,不得切块分次办理财务报销业务。

一、单据封面

★原单据封面—除申报支付各环节签字盖章外,审核有无经费支出部门项目号。

★预约申报系统报销单—申报审批与支付审批各环节的签字盖章。

申报审批环节:

金额审批:

 

事项审批:

 

支付审批环节:

 

下列事项由分管处长审批或授权即可支付:

 

二、发票

★票据类型

1.增值税发票:印有全国统一发票监制章,并加盖开票单位发票专用章。

2.事业单位往来结算票据:印有财政票据监制章,并加盖开票单位财务专用章。

★日期-截至经济业务发生年份的次年6月底。

★名称-西北师范大学(除教师进修费、机票行程单、个人保险费、出租车票、电信发票外)

★金额-大小写一致,发票不得涂改。

★内容-须有明细内容(发票内容笼统为办公用品、图书资料、实验用品、印刷制作、电脑耗材等,须提供对方单位销货清单,销货清单与发票均加盖发票专用章。)网购商品或服务须附订单截图。

三、附件

★验收单-采购人、验收人签字(采购、验收不得为同一人),经费管理单位盖章。

(办公耗材、图书资料、实验用品、印刷制作、照片冲印等需填写西北师范大学低值易耗品验收单)

★情况说明-经办人签字、经费负责人签字,经费管理单位盖章。

★学校举办的会议、培训

1.审批:

会议—“西北师范大学会议审批表”(财务处网页自行下载)

培训— 培训协议或相关文件

2.会议费或培训费原始发票

3.会议或培训通知及日程安排(加盖举办单位公章)

4.参会人员签到表(原件)

5.“西北师范大学会议费支出决算表”(财务处网页自行下载)

6.服务单位提供的费用清单(加盖单位公章)、委托协议或合同

7.会议或培训截图(须有图片与文字说明)

★国内差旅费

1.西北师范大学教职工出差(请假)审批表或科研出差(请假)审批表

2.会议通知、培训通知、邀请函 (需加盖举办单位公章)

3.飞机票、火车票、汽车票、轮船票、住宿费发票、培训费、会务费发票等

4.自驾或租车需提供自驾用车说明或租车协议

5.特殊事项需附情况说明,野外调研须附详细调研情况说明及调研图片截图。

★国际差旅费

1.批件:甘肃省人民政府出国/赴港澳任务批件

2.西北师范大学教职工出差(请假)审批表或科研出差(请假)审批表

3.因公临时出国(境外)报销项目明细表

4.国际航空旅客运输专用发票+电子行程单、国外城市间的交通费发票

5.国外住宿及国内合理停留住宿费发票

6.出国签证、保险、国际会议注册、护照办理等相关费用发票

7.本次因公出国(境)护照出入境时间页面复印件

8.汇率依据银行兑换水单核算,或依据出境当日外汇牌价打印截图核算

★公务接待

1.《西北师范大学公务接待审批单》

学校公务接待费—校办负责人签字,报校办分管校领导审批

各学院公务接待费—学院院长签署单位负责人意见,学院书记签署审批意见。

审批单中“财务处意见”由财务分管处长签署

2.公函(清楚注明到访或受邀人员姓名、人数、时间)

3.邀请专家合作交流等接待活动的文字说明及图片截图

4.各单位加班盒饭,需附情况说明并由学院党政一把手联签

(情况说明内容包括:加班事由,加班人员名单、用餐标准等)

5.特别注意:同城不能接待;接待陪同人数不得超标,菜品(家常菜)

★公务用车

1.租用社会车辆
租赁公司—需附用车详单并由经费负责人签批,经费管理单位盖章,租车费用超过5000,还需提供租车合同。

(用车详单内容包括:用车人、时间、路线、事由、金额)

个人租车— 除提供上述租赁公司相关附件要求外,还需提供车主本人行驶证复印件。

2.打车软件—提供用车电子行程单网页截图

3.出租车票—车票背面需注明乘车人员名单、乘车事由、行程路线

★商品服务采购

(办公用品/材料配件/科研图书/实验用品/出版印刷/打字复印/测试加工/场地或设备租赁等)

单批次金额5000元以上,需提前申请办理分散采购或政府采购相关事宜。(采购单位自行前往科教服务中心办理)

报销时提供:

1.分散采购或政府采购相关审批手续

2.购货合同或服务协议

★设备、办公家具等固定资产采购

固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资。 

1.政府采购合同或分散采购合同及申请。(采购单位自行前往科教服务中心办理)

2.“西北师范大学仪器设备验收单”(采购单位自行前往实验与设备管理处办理)

3.“西北师范大学家具设备验收单”(采购单位自行前往后勤管理处办理)

4.合同中涉及安装、维修的,超过5000元,须审计部门审计并出具定案表或由审计部门负责人签字认可。

5.一单合同中同时有设备、家具、附属设施(如防盗门、木地板、窗帘等)、耗材、维修、安装等,必须由不同职能部门分别验收。

★进口设备采购

1.政府采购合同

2.国外发票(invoice/receipt)

3.代理服务费(或技术服务费)发票

4.进口商品货款结算单

5.银行兑换外币水单

6.境内汇款申请书

7.中华人民共和国海关进口货物报关单

8.代理进口协议

★图书出版

1.单笔5万以下,批量20万以下-需提供出版合同及审批同意的分散采购申请

2.单笔5万以上,批量20万以上-执行甘肃省政府采购招标流程

★劳务费

:如有建行与非建行账户,请在其他收入申报系统中分类预约。

(建行账户汇总生成一份预约单据,各非建行账户汇总生成一份预约单据。)

1.奖励金—附相关文件证明资料

专家报告费—附报告会页面截图

2.评审费、答辩费、加班费、考务费、课时费等其他累计发放的劳务补助须附工作量统计表

(要素包括:时间、事由、参与人员、发放标准、合计金额等相关信息)

★结算方式

按照中国人民银行《现金管理暂行条例》的规定,现金结算起点定为1000元。1000元以下零星支出,可用现金支付;1000元以上,采用转账方式支付。

特别注意: 单张或连号票据支付金额超过1000元的,须办理转账或通过银行卡刷卡结算,否则不予核报。刷卡结算报销时须附POS消费单或支付流水截图。

1.银行转账支付

单笔1000元以上的交易,不能使用公务卡支付的,由财务处采用国库直接支付、国库授权支付、网银等方式支付,个人不得垫付。

2.公务卡支付(公务卡全面推行后,不再预借现金和转账支票)

对于日常公用支出和零星购买支出,持卡人凭公务卡消费交易凭条(POS小票或银行流水信息)和相对应的原始发票,至少在到期还款日前10天办理财务报销手续,并密切关注还款情况,有问题及时与财务人员联系。

公务卡超过还款期限发生的利息、滞纳金、信用不良记录等后果由持卡人承担,公务卡详细内容参看财务处网页“公务卡”专栏。